Molti messaggi di posta elettronica partono con il piede sbagliato.Joe l'allevatore di capre/Flickr

Molte persone che non conosco iniziano le email con il saluto stridente, spero che tu stia bene. La mia solita risposta: Sì... non ti conosco e sto abbastanza bene da cancellare la tua email senza leggere oltre.

E, visti i risultati di un sondaggio informale, molte persone la pensano allo stesso modo.

Catharine Hamm, redattrice di viaggi per il Los Angeles Times , che riceve innumerevoli proposte da potenziali contributori e agenti di pubbliche relazioni, teme anche di ricevere email di Spero che tu stia bene. È per grazia di Dio che sto bene, ma cosa succederebbe se non lo fossi? chiese. Sono sicuro che mi arrabbierei altrettanto… A queste persone dico questo: costruire una relazione significa aiutarmi a fare il mio lavoro, non chiedermi come sto. Significa capire il mio mercato, non cercare di capire la mia psiche. Significa identificare e affrontare le mie esigenze giornalistiche, non aiutarmi a trovare il mio centro personale.

Barbara Teszler, CEO di Teszler PR a Santa Monica, in California, affermaaprire con Spero che questa email ti trovi bene è proprio lì con una chiamata a freddo che inizia Non riattaccare e non inviare informazioni importanti contrassegnate in rosso sulla busta (l'informazione importante è che sei stato pre-approvato per un credito tessera con un'azienda della quale non ti potrebbe importare di meno). Le persone optano per 'Spero che tu stia bene' per stabilire un legame personale: sembra che tu abbia già incontrato questa persona e ignorare o rifiutare qualcuno che hai incontrato di persona è più scortese che ignorare un estraneo. non ci siamo mai incontrati, quindi in teoria è più probabile che la tua email venga letta in questo modo, ma mi sembra inverosimile e insincera.

Mike Plugh, professore associato di comunicazione al Manhattan College, ritiene che questi saluti abbiano più a che fare con l'interpretazione del destinatario che con il mittente. Se qualcuno scrive: 'Spero che tu abbia passato una settimana fantastica' o 'Spero che ti trovi bene', è possibile che tu abbia avuto una settimana terribile o che tu sia ben lungi dall'essere 'bene', ma il riconoscimento del nostro reciproco L’umanità è il vero messaggio, piuttosto che qualsiasi speranza concreta, dice Plugh. Il motivo per cui questi convenevoli amichevoli possono sembrare poco sinceri è perché ci fissano da uno schermo bianco, che è intrinsecamente impersonale.

Un server di posta elettronica mostra avvisi di spam o e-mail indesiderate.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Secondo McClain Watson, direttore dei programmi di comunicazione aziendale presso la Naveen Jindal School of Management dell'UT Dallas, le persone hanno bisogno di alleggerirsi. Se la frase “spero che tu stia bene” in un’e-mail suscita in te una risposta emotiva, quella frase ha fatto il suo lavoro, dice Watson. Il tono della maggior parte delle nostre e-mail quotidiane è procedurale, transazionale e sembra scritto da zombie per zombie. Una sfida per quelli di noi, come me, che vogliono scrivere un'e-mail per esseri umani con un cuore pulsante è trovare un modo per stabilire una connessione empatica con il lettore in modo che la nostra e-mail venga letta con una voce umana. 'Spero che tu stia bene' potrebbe non essere il modo migliore per raggiungere questo obiettivo, ma nella maggior parte dei casi fa un lavoro decente.

L'esperta di etichetta Brooke Straiton consiglia di scrivere le tue e-mail al contrario. La tua prima frase dovrebbe riassumere le tue esigenze o l'intento dell'e-mail, dice. Ciò consente a qualcuno di sapere fin dall'inizio se si tratta di un'e-mail che deve essere indirizzata urgentemente, archiviata come informativa o qualunque sia l'azione appropriata. Se vuoi aggiungere “carinerie”, lasciale per la fine.

Jill Tipograph, co-fondatrice di Carriere in fase iniziale , una società di consulenza che aiuta i giovani a ottenere stage o primo lavoro, ammette che è difficile lanciarsi direttamente nel mondo degli affari, quindi è importante capire l'approccio giusto. La tua personalità e genuinità devono essere stabilite. Devi trovare qualcosa di comodo e accettabile in termini di approccio. Non è una soluzione valida per tutti, dice. Ogni situazione è diversa. L'approccio dovrebbe riflettere la statura e/o l'immagine che puoi trovare online.

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Pitch Perfect: modi efficaci per iniziare un'e-mail

Lo Startracker ha chiesto a Jill Tipograph di offrire suggerimenti per migliorare le e-mail:

Spero che questa e-mail ti trovi bene, dovrebbe essere riservata a una telefonata o a un'e-mail di follow-up per una presentazione personale. Se non conosci ancora la persona, è meglio utilizzare un approccio diverso.

La genuinità deve essere reale, altrimenti non seguire quella strada. Sii professionale, non casuale. Pensa all'acquisto di una carta: invieresti una carta troppo zelante o eccessivamente sincera a qualcuno che non conosci?

Secondo quanto riferito, Tesla taglia la produzione di modelli in Cina.

Peccato per un approccio conservatore. Inizia un'e-mail con Gentile Sig./Sig.na/Dr.; passare ai nomi personali solo quando è stata stabilita una relazione o un rapporto. Ciao o ehi è troppo casual. Usa nomi propri: se si chiama Robert, non chiamarlo Bob nell'e-mail iniziale.

Menziona il referente (se hai il suo permesso): inizia sempre con il nome di quella persona nell'oggetto e nella prima riga. Questa è la tua risorsa. Caro (vuoto): mi è stato indirizzato da (vuoto), che pensava che saresti stato una persona di cui parlare (vuoto).

Avvicinati alle persone utilizzando il loro gergo industriale: le persone nei settori creativi parlano in un modo, mentre quelle nel settore bancario in un altro. Ma in ogni caso è saggio non esagerare. Diversi settori hanno standard diversi.

Utilizza un oggetto dell'e-mail efficace: le persone non si preoccuperanno di leggere l'e-mail vera e propria se l'oggetto non risuona. Assicurati che sia pertinente, conciso e dia a qualcuno un motivo per aprirsi. Al giorno d'oggi c'è molto spam, quindi inserire un interesse comune, un'alma mater o una persona che ti ha consigliato è importante e prezioso.

Invia un'e-mail di follow-up: le prime e-mail spesso non vengono lette. Differenzialo: spero che tu stia trascorrendo una settimana fantastica e volevo dare seguito alla mia email la scorsa settimana.

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Evita gli emoji perché possono creare una prima impressione sbagliata.

Non menzionare qualcuno senza il suo permesso.

Non assegnare alla persona un soprannome. Storia: Un neolaureato si è avvicinato a Jill online e ha detto: Ehi Jilly. Nessuno mi ha chiamata Jilly da quando ero bambina, solo mio marito da molti anni mi chiamava così affettuosamente di tanto in tanto, ha detto. Ero molto scoraggiato.

Tripla prova: è imbarazzante vedere errori di ortografia e uso errato della grammatica, in particolare il nome o l'azienda sbagliati di una persona (si pensi alle domande di iscrizione al college, ad esempio al nome sbagliato del college in un saggio).

Non richiedere consulenza gratuita o un lavoro senza offrire qualcosa di valore in cambio. Questo è eccessivamente assertivo e una svolta.